Ünlü CEO’lardan zaman yönetimi konusunda 5 ipucu

Hafta 7 gün bir gün de 24 saat iken nasıl oluyor da başkaları bu süreye onlar iş sığdırabiliyor aklınız almıyor mu? Siz ancak işe ve evinize zaman ayırırken başkaları buna ek olarak geziler, konserler, hobiler derken onlarca şeyi nasıl yaşamına dahil ediyor diye kara kara düşünüyor musunuz? Belki de sorun zaman yönetiminizdedir. Gelin o halde her biri işinin ehli olan 5 CEO’dan zaman yönetimi konusunda işinizi kolaylaştıracak üretkenlik hilelerine yakından bakalım.
 
Zaman parayla satın alamayacağınız yegâne şey. Bu nedenle de elinizden geldiğince zamanınızı verimli kullanmanız gerek. Tabii eğer hem işe hem sevdiklerinize hem de kendinize vakit ayırmak istiyorsanız. İyi ama böyle bir şey çok da mümkün değil diyorsanız zamanlarını en iyi şekilde yönetmekle ünlü olan bu 5 CEO’nun üretkenlik hilelerini öğrenmenin vaktidir.

1- Bürokrasi zaman kaybıdır gerektiğinde doğrudan iletişim kurun
İşte Elon Musk’ın hayat felsefesi tam olarak bu: Gerektiğinde tüm unvanlardan sıyrılıp konunun ilgili kişisiyle birebir muhatap olmak. Musk’a göre çevik bir yönetim için emir komuta zincirini takip etmek ve hiyerarşiye mutlak suretle bağlı kalmak çok doğru bir yöntem değil. Zira bu sizin ilerlemenize ket vurur. Bu yöntem sadece otoriteyi güçlendirmeye yarar şirketin gelişip büyümesinin önünde ise ancak ve ancak bir engeldir. Zira çalışanlar olası bir sorunda önce kendi yöneticilerine sorunu aktarırlar o ise diğer departmanın yöneticisine sorunu iletir o ise altındaki çalışana... Kimi zaman bu emir komuta zinciri daha da uzun bir yol izler bu da gereksiz zaman kaybına neden olur hatta kimi zaman da sorunun tüm detaylarıyla ilgili kişiye aktarılmasını engeller. Bu nedenle Elon Musk kendi şirketinde gerekli durumlarda ilgili kişiyle birebir iletişim kurmanın hem sorunu tariflemede hem fikirlerin etkisini kaybetmemesinde hem de zamandan tasarruf etmede en iyi yol olduğunu savunur.

2- Hayır demenin gücünü kullanın
Sırf sizden rica edildi diye istemeye istemeye bir işi yaptığınız oldu mu hiç? Kimin olmamıştır ki? Sırf bu nedenle kendi işlerinize zaman kalmadığı için de özel zamanınızdan ayırıp o işi bitirmek zorunda kaldınız değil mi? Basecamp CEO’su Jason Fried’e göre hayır diyememek, iş ve özel yaşam arasındaki sınırların birbirine geçmesine ve zamanınızı doğru yönetememenize neden olan davranışlardan biri. Hâlbuki iş yaşamınızda zamanınızı doğru yönetmek, gerçekten odaklanmanız gereken işlere daha fazla kendinizi adamak ve efektif sonuçlara imza atmak istiyorsanız hayır demeyi de öğrenmeniz gerekiyor. Peki, ama bunu nasıl kırmadan karşımdakine söyleyebilirim diye düşünüyorsanız öncelikle hayır deme nedeninizi kendisiyle paylaşın, ardından onun şartlarının iyileştirilmesine katkıda bulunarak her fırsatta sizin kapınızı çalmasının da önüne geçebilirsiniz. Ama her şeye de hayır demek doğru bir strateji değildir. Önceliklerinizin belirleyin ve bu doğrultuda size gelen yardım isteklerine hayır deyip demeyeceğinize karar verin.

3- Daha az ve daha efektif e-postalar gönderin
Gün içinde kaç e-posta alıyorsunuz? Peki, bunların kaçı doğrudan sizin cevap vermeniz gereken türden, kaçına sadece bilgi niteliğinde adınız eklenmiş? Sayması bile zor değil mi? Evet, işe öncelikle ekip arkadaşlarınıza sizinle gerçekten birebir ilişkili olmayan ve doğrudan sizin onayınıza ihtiyaç duyulmayan mailleri göndermemelerini nazik bir dille istemekle başlayabilirsiniz. LinkedIn CEO’su Jeff Weiner da aynı fikir de olacak ki gelen onlarca maille dolu bir mail kutusu yerine daha az mailin insanı hem bedenen hem de ruhen hafiflettiğini söylüyor. Verimlilik için de mümkün olduğunca daha az mail gönderimini savunuyor. Mailin içeriğinin de kısa ve öz olması gerektiğine vurgu yapıyor. E-postalara cevap vermek için de önem sırası belirlemenin işi daha da kolaylaştırdığını acil mailleri hemen, sonraya bırakılmasında sorun olmayacak mailleri de gün sonuna cevaplamak gerektiğini salık veriyor.

4- Haftanın bir günü sadece önemli işlerinize ayırın
İşiniz gereği neredeyse her gün küçük büyük demeden onlarca toplantıya giriyorsunuz çünkü lider sizsiniz. Peki, ama bu toplantıların kaçı gerçekten gerekli? Daha da önemli olan soru ise şu: Bitmek bilmeyen bu toplantılar yüzünden daha önemli olan işlerinizi ertelemek zorunda kaldınız mı? Onlarca kez değil mi? Sonra da o işler için kendi kişisel zamanınızdan çaldınız. İşte bu nedenle Asana’nın CEO’su Dustin Moskovitz  her hafta çarşamba günlerini hiç toplantı olmayacak şekilde dizayn ediyor. Bunu da “Asana’da çarşambaları toplantı yok”, sloganıyla açıklıyor. Buradaki temel amaç çalışanların o gün tüm enerjilerini sadece işlerine ayırmak için ihtiyacı olan zamanı yaratmak.

5- Yapılacaklar listesi oluşturun
Eğer gün içerisinde işler arasında oradan oraya savrulmak istemiyorsanız her sabah ilk iş olarak bir yapılacaklar listesi oluşturarak işe başlayın. Bunu biz değil Airbnb CEO’su Brian Chesky söylüyor. Üstelik bu listeyi yaparken detay vermeye de dikkat edin. Daha sonra yapılacak işleri kendi arasında gruplayın. Ardından bunları da kendi arasında önem ve öncelik sırasına göre listeleyin. İşe en önemli ve öncelikli olandan başlayın. Muhtemelen onlar en zor işler olduğundan onları bitirdiğinizde kendinizi işi çok kolaylamış hissedeceksiniz. Bu durum size diğerlerini yapmak için gerekli enerji ve motivasyonu sağlayacak. Ne dersiniz bizce denemeye değer.